1.Kto przetwarza dane i jak się skontaktować
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej „PKG” jest Fundacja Instytut Poznański z siedzibą w Poznaniu (61-730) przy ul. Młyńskiej 14, KRS 0000752367, NIP 7831789732 — Organizator Poznańskiego Kongresu Gospodarczego 2026.
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- pocztą elektroniczną: instytut@poznanski.org
- pocztą tradycyjną: ul. Młyńska 14, 61-730 Poznań
- telefonicznie: +48 508 465 485
2.Czym jest aplikacja i skąd bierze dane
Aplikacja „PKG” jest bezpłatnym narzędziem towarzyszącym Kongresowi: pokazuje program, plan wybranych sesji, listę partnerów, komunikaty Organizatora oraz bilet w postaci kodu QR.
Aplikacja nie zakłada kont. Konto powstaje w procesie rejestracji na Kongres i to tam podajesz swoje dane. Aplikacja umożliwia wyłącznie zalogowanie się do już istniejącego konta i wyświetla dane przypisane do niego przy rejestracji (imię i nazwisko, rodzaj i numer biletu, ewentualną rolę — np. panelisty czy wolontariusza). Zasady przetwarzania danych podanych przy rejestracji opisuje polityka prywatności Kongresu.
Znaczna część aplikacji działa bez logowania. Program, plan sesji, lista partnerów i komunikaty Organizatora są dostępne dla każdego. Logowania wymagają wyłącznie bilet z kodem QR oraz zapisy na warsztaty.
Logowanie odbywa się jednorazowym kodem wysyłanym na adres e-mail podany przy rejestracji — aplikacja nie prosi o hasło i nie przechowuje haseł.
3.Jakie dane przetwarzamy w związku z aplikacją
| Kategoria | Co obejmuje | Kiedy |
|---|---|---|
| Dane logowania | adres e-mail, jednorazowy kod, token sesji | przy logowaniu |
| Dane konta i biletu | imię i nazwisko, identyfikator konta, numer i rodzaj biletu, rola, ewentualne wyróżnienie (np. VIP) | po zalogowaniu — pobierane z konta założonego przy rejestracji |
| Mój plan | identyfikator konta i identyfikatory sesji dodanych do planu | gdy dodasz sesję do planu, będąc zalogowanym |
| Zapisy na warsztaty | identyfikator warsztatu wraz z Twoim imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail — tworzą listę uczestników warsztatu | gdy zapiszesz się na warsztat |
| Dane wejścia na teren | numer biletu odczytany z kodu QR, czas, stanowisko i wynik skanowania | przy wejściu na teren Kongresu |
| Dane techniczne | adres IP, data i godzina zapytania, adres zasobu, kod odpowiedzi | przy każdym połączeniu aplikacji z naszym serwerem — także bez logowania |
Nie przetwarzamy w związku z aplikacją: danych o lokalizacji, kontaktów, zdjęć, plików, danych z kamery i mikrofonu, identyfikatorów reklamowych ani identyfikatorów urządzenia. Aplikacja nie zawiera narzędzi analitycznych, reklamowych ani żadnych zewnętrznych bibliotek śledzących. Nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
4.Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Umożliwienie zalogowania się do aplikacji (wysyłka i weryfikacja jednorazowego kodu) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności niezbędne do wykonania umowy zawartej przez zgłoszenie udziału w Kongresie |
| Udostępnienie biletu i wpuszczenie na teren Kongresu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Obsługa zapisów na warsztaty — rezerwacja miejsca i lista uczestników dla prowadzącego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Zapamiętanie sesji dodanych do „Mojego planu” | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — funkcja aplikacji, z której korzystasz dobrowolnie |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności usługi, wykrywanie nadużyć, diagnostyka awarii (logi serwera, blokowanie adresów IP wykonujących ataki) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale niezbędne do zalogowania się — bez niego możesz korzystać z aplikacji w zakresie opisanym w punkcie 2.
5.Komu powierzamy dane
Danych z aplikacji nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu w celach marketingowych. Korzystamy z usług następujących podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu:
- OVH Sp. z o.o. (ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław) — hosting serwera aplikacji. Serwer znajduje się w Polsce.
- MailerSend, Inc. (228 Park Ave S, PMB 54955, Nowy Jork, NY 10003-1502, USA) — dostarczenie wiadomości e-mail z jednorazowym kodem logowania. Przekazywany jest wyłącznie adres e-mail i treść tej wiadomości. Dostawca przechowuje dane w centrach danych na terenie Unii Europejskiej; ponieważ jest podmiotem amerykańskim, przekazanie danych poza EOG zabezpieczone jest standardowymi klauzulami umownymi przyjętymi przez Komisję Europejską, stanowiącymi element umowy powierzenia zawartej z tym dostawcą.
Listę osób zapisanych na warsztat otrzymuje wyłącznie Organizator — po to, żeby przypilnować liczby miejsc i przeprowadzić warsztat.
Dane mogą zostać udostępnione także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Aplikacja pobiera treści (program, sylwetki panelistów, logotypy partnerów) wyłącznie z serwera Organizatora. Konto i bilet pochodzą z platformy rejestracyjnej Kongresu, którą opisuje polityka prywatności Kongresu.
6.Urządzenie a serwer — co gdzie zostaje
Wyłącznie w pamięci Twojego telefonu — te dane nie trafiają do nas ani do nikogo innego:
- pobrany program, lista partnerów oraz obejrzane sylwetki panelistów (dzięki temu aplikacja działa bez zasięgu na terenie Kongresu),
- dane zalogowanego konta i token sesji — w magazynie chronionym mechanizmami systemu (Keychain w systemie iOS, magazyn kluczy w systemie Android),
- kopia Twojego planu i Twoich zapisów na warsztaty — po to, żeby były widoczne także bez połączenia z internetem,
- zaplanowane przypomnienia o sesjach — trzyma je system operacyjny telefonu.
Na nasz serwer trafiają — po zalogowaniu:
- Mój plan — identyfikator konta i identyfikatory wybranych sesji. Dzięki temu plan wraca po ponownej instalacji aplikacji lub zmianie telefonu.
- Zapisy na warsztaty — identyfikator warsztatu wraz z Twoim imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail. Zapis musi opuścić telefon, ponieważ liczba miejsc na warsztatach jest ograniczona, a Organizator musi wiedzieć, kto zajął miejsce i komu je potwierdzić.
Sesje dodane do planu przed zalogowaniem pozostają wyłącznie na urządzeniu; trafiają na serwer dopiero wtedy, gdy się zalogujesz.
Wylogowanie usuwa z urządzenia wszystkie dane dotyczące Ciebie — token sesji, dane konta, plan i zapisy. Plan i zapisy zapisane wcześniej na serwerze pozostają tam i wracają po ponownym zalogowaniu; ich usunięcie opisuje punkt 11. Odinstalowanie aplikacji usuwa również pobrane treści Kongresu.
7.Powiadomienia i uprawnienia
Aplikacja może przypominać o sesjach z „Mojego planu” na 5 minut przed ich rozpoczęciem oraz pokazywać pilne komunikaty Organizatora. Powiadomienia są tworzone na urządzeniu — ich treść nie jest nigdzie wysyłana, a aplikacja nie korzysta z powiadomień push.
O zgodę na powiadomienia pytamy dopiero przy dodaniu pierwszej sesji do planu. Odmowa nie ogranicza pozostałych funkcji. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach systemu.
Aplikacja korzysta z uprawnień: dostępu do internetu, wyświetlania powiadomień, ustawiania dokładnej godziny przypomnienia oraz odtworzenia zaplanowanych przypomnień po ponownym uruchomieniu telefonu. Nie prosi o dostęp do lokalizacji, kamery, mikrofonu, kontaktów, kalendarza ani plików.
Aplikacja nie zawiera wbudowanej przeglądarki — odnośniki (np. do profili panelistów lub stron partnerów) otwierają się w przeglądarce systemowej. Od tego momentu obowiązują zasady prywatności podmiotu, do którego prowadzi odnośnik.
8.Bezpieczeństwo danych
- Każde połączenie aplikacji z naszym serwerem jest szyfrowane w tranzycie (HTTPS/TLS). Aplikacja nie łączy się z żadnym innym serwerem poza naszym i dostawcą poczty wskazanym w punkcie 5.
- Dane na urządzeniu — token sesji i dane konta — leżą w magazynie chronionym mechanizmami systemu operacyjnego (Keychain w systemie iOS, magazyn kluczy w systemie Android).
- Serwer stoi w Polsce, dostęp do panelu administracyjnego mają wyłącznie osoby upoważnione przez Organizatora, a próby nadużyć (m.in. odgadywanie kodów logowania) są automatycznie blokowane.
- Każde konto widzi w aplikacji wyłącznie własne dane — bilet, plan i zapisy — a lista uczestników warsztatu nie jest dostępna dla innych uczestników.
9.Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta, biletu, planu, zapisów na warsztaty i rejestru wejść — przez 12 miesięcy od zakończenia Kongresu, tj. do 13 listopada 2027 r., a w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu terminu przedawnienia.
- Jednorazowe kody logowania — maksymalnie 1 godzinę; sam kod traci ważność po 10 minutach.
- Logi serwera zawierające adres IP — 30 dni.
- Kopie zapasowe bazy danych — kopia powstaje raz na dobę, przechowujemy trzy najnowsze. Dane usunięte z bazy znikają z kopii zapasowych najpóźniej po 3 dniach.
10.Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Żądanie w każdej z tych spraw — w tym poprawienie danych — kierujesz na adres instytut@poznanski.org. Zgodę na powiadomienia cofniesz sam, w ustawieniach systemu telefonu (punkt 7).
11.Usunięcie konta i danych
Usunięcie konta i danych możesz zgłosić na dwa sposoby:
- na stronie rejestracji rejestracja.kongres.poznanski.org — po zalogowaniu wybierz z menu „Twoje konto” i użyj przycisku „Wyślij prośbę o usunięcie konta”,
- pocztą elektroniczną na adres instytut@poznanski.org — tym samym kanałem zgłosisz również poprawienie swoich danych.
Zgłoszenie realizuje Organizator. Usunięcie obejmuje konto wraz z planem sesji i zapisami na warsztaty, a także Twój bilet.
Bez biletu nie wejdziesz na teren Kongresu. Usunięcie konta przed wydarzeniem oznacza rezygnację z udziału — powrót wymagałby ponownej rejestracji i nowego biletu.
Aplikacja nie zawiera własnego przycisku „usuń konto”, ponieważ konto powstaje w procesie rejestracji na Kongres — jego usunięcie musi objąć również dane rejestracyjne, dlatego prowadzi przez stronę rejestracji.
Samo wylogowanie się usuwa dane z urządzenia, ale nie usuwa konta ani danych zapisanych na serwerze.
Co usuwamy, a co zostaje:
| Dane | Po zgłoszeniu usunięcia |
|---|---|
| Konto (imię i nazwisko, e-mail), „Mój plan”, zapisy na warsztaty | usuwamy |
| Bilet | usuwamy — tracisz prawo wstępu na teren Kongresu |
| Dane na Twoim telefonie | usuwasz sam, wylogowując się lub odinstalowując aplikację |
| Zapis w rejestrze wejść, jeżeli byłeś już na terenie Kongresu (numer biletu, czas i wynik skanowania) | zachowujemy przez okres z punktu 9 — po usunięciu konta i biletu zapis nie jest już powiązany z Twoimi danymi |
| Kopie zapasowe bazy danych | usunięte dane znikają z nich najpóźniej po 3 dniach |
12.Zmiany polityki
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod adresem app.kongres.poznanski.org/polityka. Datę ostatniej zmiany podajemy na początku dokumentu; o zmianach istotnych dla użytkowników aplikacji poinformujemy dodatkowo komunikatem w aplikacji lub wiadomością e-mail.